Excel Arbeitszeit

Viele Unternehmen habe die Zeiterfassung lange per Hand und Excel gemacht.

So funktioniert die Excel-Arbeitszeit Erfassung:

In einer Excel-Tabelle werden die Komm- und Gehzeiten, also die Arbeitszeiten, eingetragen. Das Programm erledigt die Auswertung. Das Prinzip der Excel Arbeitszeit ist im Grunde ganz einfach. Die Mitarbeiter müssen theoretisch nur Ihre Zeiten Arbeitszeiten eintragen, der Rest wird von dem Excel-Dokument, das zahlreiche Formeln enthält berechnet.

Vorteile

Ist Excel sowieso schon vorhanden, dann kostet die Software kein Geld.

Leider auch viele Nachteile

Teure Schulungen.

Jeder Büromitarbeiter kann Excel. Also kein Geld für Schulungen, richtig?
Leider falsch. Das bei der Software eingesparte Geld wird leider schnell wieder ausgegeben für Schulungen der Mitarbeiter in Excel. Auch der Praktikant oder die Putzfrau müssen ja schließlich die Arbeitszeit erfassen. Doch Excel ist nicht zur Arbeitszeiterfassung ausgelegt und die Putzfrau keine Büro-Software-Spezialisten. Also erklärt schnell ein Angestellter (mit hohem Stundenlohn) der Putzfrau die Zeiterfassung. Doch dieser Angestellte macht das in seiner Arbeitszeit und die wird von der Firma teuer bezahlt. Das macht der Angestellt dann bei der Putzfrau, der Vertretung der Sekretärin, dem Azubi, dem Zeitarbeiter. Über die Jahre läppert sich das. Mit einer einfach zu verstehenden Zeiterfassungssoftware würde diese Kosten nicht entstehen.

Geschätzte Arbeitszeiten

Wenn Mitarbeiter nicht genau wissen, wieviel Uhr es ist, dann schätzen oder runden sie die Uhrzeit und tragen die Arbeitszeit in Excel ein. Excel überprüft diese Zeiten nicht.

Verlorene Stundenzettel - keine Backups

Die Excel Arbeitszeiterfassung wird meist als Excel-Datei auf dem Computer des Mitarbeiters gespeichert. Geht der kaputt, sind die Daten weg. Eine Wiederherstellung der Festplattendaten kostet leicht tausende Euro. Der Mitarbeiter schätzt daher wahrscheinlich seine Arbeitszeit. Dies kann das Unternehmen Geld kosten, denn der Mitarbeiter wird nicht zu seinen Ungunsten schätzen. Zeiterfassungsoftware im Internet macht automatisch Sicherheitskopien.

Exel Chaos

Wer schon mal mit Excel gearbeitet hat, weiss, dass die Formeln nicht immer funktionieren wie sie sollen. Den Fehler zu finden und die Formel zu korrigieren kann sehr zeitaufwendig und mühsam sein.

Fehlenden Features

Oft fehlen wichtige Features bei einer Excel Arbeitszeit-Lösung. Sei es Überstunden, Fehlzeiten-Erfassung oder Urlaubsplanung. Das wird schnell kompliziert. Und statt seine eigenen Projekte zu bearbeiten sitzt der "Excel-Guru" der Firma dann stundenlang vor der Excel-Zeiterfassung und versucht die fehlenden Features einzubauen oder rauszukriegen, warum die Formel nicht funktioniert. Zeiterfassungssoftware bietet diese Features meist automatisch mit an.