Stundenzettel Excel Zeiterfassung
Viele Unternehmen versuchen Geld zu sparen, indem sie ihre Arbeitszeiten nicht mit Zeiterfassungsgeräten oder speziellen Softwareprogrammen erfassen, sondern die Zeiterfassung mit Excel-Stundenzetteln vornehmen.
Hier werden dann die Vordrucke der Stundenzettel per Excel (Google-Suche nach Vorlagen hier) ausgedruckt und die Zeiten entsprechend eingetragen. Mithilfe der erfassten Zeiten erfolgt dann die Abrechnung der Arbeitsstunden. Oftmals wird dies dann gemacht, wenn die Mitarbeiter außer Haus sind, denn so können sie von unterwegs aus ihre Zeiten eintragen.
Nachdem die Zeiten auf Papier eingetragen worden sind, werden diese in die Excel-Datei auf dem Computer eingetragen.
Eigentlich erscheint es praktisch, doch leider wird hier am falschen Ende gespart und letztendlich kommend die Stundenzettel mit Excel die Firma teuerer zu stehen als eine Zeiterfassungssoftware. Folgende Nachteile der Excel Stundenzettel können eine Firma viel Geld kosten:
- Mitarbeiter verlieren ihre ausgedruckten Stundenzettel und schätzen dann einfach ihre Stunden
- Die Firma kann die eingetragenen Zeiten nicht technisch überprüfen, sie muss den Mitarbeitern vertrauen
- Die Stundenzettel müssen in Excel übertragen werden. Oft sind sie allerdings schlecht leserlich. Die Büromitarbeiter rufen dann beim Schreiber des Stundenzettels an und fragen nach "Was heißt denn diese Zahl? Ich kann es nicht lesen". Diese Zeit muß bezahlt werden und die könnte der Büromitarbeiter auch für seine eigentlichen Aufgaben nutzen.
- Excel-Formal Chaos. Dazu muss man eigentlich nicht viel sagen - es ist ein Graus mit Excel kompliziertere Formeln auszurechnen, z.B. Pausen.
- Excel bietet keine guten Auswertungsmöglichkeiten. Mal eben nachschauen, wieviele Stunden man an dem Projekt für die Firma Koch eigentlich gearbeitet hat, mit welchem Kunden man schneller fertig war als geplant - sowas geht nicht. Umständlich müssen für jede Abfrage Formeln geschrieben oder verändert werden. Die bequemen Auswertungen einer modernen Zeiterfassungssoftware fehlen und deswegen werden betriebswirtschaftlich sinnvolle Auswertungen meist nicht gemacht. Einsparpotential wird so verschenkt.
Zusammenfassung der Zeiterfassung via Stundenzettel Excel
Die Stundenzettel Excel scheinen zunächst besonders dann ein Vorteil, wenn andere Erfassungen wie per PC nicht möglich sind. Doch leider haben sie zu viele Nachteile. Eine bessere Methode ist eine moderne Zeiterfassungssoftware, die auch eine Zeiterfassung per Handy erlaubt, denn das hat jeder dabei und hat keine Nachteile.