Eigenschaften einer guten Zeiterfassungssoftware
Eine Zeiterfassungsoftware muß in heutigen Zeiten anwenderfreundlich und einfach zu bedienen sein und gute Auswertungsmöglichkeiten bieten. Mit alter oder schlechter Software verliert eine Firma Geld, da sie die Vorteile einer modernen Zeiterfassungs-Software nicht nutzen kann. Sie ermöglichen die Erfassung der Arbeitszeiten. Die heutigen Systeme sind sehr unterschiedlich und nicht jedes besitzt alle wichtigen Eigenschaften
Mit einem sogenannten Check-In/Out-System sollten sich die Mitarbeiter schnell, am besten mittels Mausklick an- oder abgemelden können.
Zuverlässig im Hintergrund
Bei der Zeiterfassung ist es wichtig, dass die verwendete Software nicht den ganzen Tag stört, wenn am Computer gearbeitet wird. Diese sollte im Hintergrund so laufen, dass sie fast gar nicht bemerkbar ist, dennoch die Abläufe mit nur einem Mausklick dokumentiert werden können. So ist es beispielsweise mit einem Klick möglich, ein Telefonat mit einem Kunden anzugeben. Im ersten Moment fühlen sich Mitarbeiter durch die Dokumentationen in ihrer Arbeit gestört, mit der Zeit spielt es sich aber automatisch ein, dass die einzelnen Tätigkeiten erfasst werden.
Überall einsetzbar.
Viele Mitarbeiter arbeiten nicht mehr nur im eigenen Firmengebäude - egal ob Arbeit beim Kunden, Telearbeit/Heimarbeit an einem Tag der Woche oder ein Besuch auf einer Baustelle, diese Arbeitszeit sollte auch erfasst werden. Am besten ohne die nervigen Stundenzetteln. Die heutige häufigste Art der Zeiterfassung erfolgt über ein Magnetkartensystem, bei welchem die Arbeitnehmer eine Karte durch einen Leser zieht und dieser damit die Zeiten erfasst. Leider ist damit keine mobile Zeiterfassung möglich. Besser klappts mit Zeiterfassung per Internet und SMS. Ein Handy oder einen Laptop mit Internetzungang haben die meisten Angestellten dabei, die nicht in der Firma arbeiten. (siehe auch: Wann ist eine Dienstreise Arbeitszeit?)
Urlaubsplanung
Der Urlaub wird in einen Urlaubsplaner eingetragen und das System errechnet automatisch den Jahresurlaub und zeigt die Resttage an.
Auswertungen
Für beliebige Zeiten können Auswertungen gemacht werden, welche den einzelnen Mitarbeitern zeigen, wie viele Stunden gearbeitet wurde, wie lange an einem Projekt gearbeitet wurde.
Automatische Sicherheitskopien
Sicherheitskopien werden automatisch gemacht, man muss sich gar nicht drum kümmern. Das klappt natürlich nur bei Software, die übers Internet läuft.
Einfache Bedienung
Eine Software für die Zeiterfassung lässt sich schnell und einfach installieren und auch die Handhabung ist sehr einfach. Im Grunde lohnt sich eine solche Zeiterfassung für jedes Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern.